چگونه یک خلاصه اجرایی موفق برای طرح کسب و کار خود بنویسید

خلاصه اجرایی بخش مهمی از هر طرح تجاری، گزارش یا پروژه است. خلاصه ای از نکات اصلی، یافته ها و توصیه های یک طرح تجاری یا پیشنهاد طولانی تر، خلاصه اجرایی باید مفصل اما مختصر باشد. نوشتن یک خلاصه اجرایی موثر، تاثیرگذار، واضح و قانع کننده برای طرح کسب و کارتان بسیار مهم است زیرا اغلب این اولین چیزی است که خوانندگان می بینند. در برخی موارد، ممکن است تنها بخشی باشد که سرمایه‌گذار، شریک یا ذینفع بالقوه می‌خواند.

در این راهنمای آموزنده، نکات و ترفندهایی را برای کمک به شما در نوشتن یک خلاصه اجرایی برنده و ارائه نمونه ها و الگوهای خلاصه اجرایی به اشتراک می گذاریم.

نحوه نوشتن خلاصه اجرایی

خلاصه اجرایی باید بخشی جدایی ناپذیر از پیشنهاد پروژه یا طرح تجاری شما باشد. هنگام ایجاد خلاصه اجرایی خود، همیشه به یاد داشته باشید که فرد یا افرادی که آن را می خوانند ممکن است برنامه های بسیار شلوغ و زمان محدودی داشته باشند. یک پنجره زمانی کوچک برای تحت تاثیر قرار دادن، متقاعد کردن و متقاعد کردن فرد یا هیئت مدیره برای حمایت از کسب و کار شما یا موافقت با پیشنهادات شما وجود دارد. این به این معنی است که خلاصه اجرایی باید دقیق، دقیق، آموزنده، جذاب، جالب و دقیق باشد.

از آنجایی که زمان بسیار مهم است، بهتر است خلاصه اجرایی خود را حداکثر در دو صفحه نگه دارید. در حالت ایده آل، نباید بیش از 10٪ از کل طرح تجاری را تشکیل دهد. علاوه بر اینکه جامع و قانع کننده است، خواندن خلاصه اجرایی شما نیز ضروری است. شما می خواهید توجه خواننده را از ابتدا تا انتها جلب کنید.

در اینجا چند مرحله وجود دارد که باید برای نوشتن خلاصه اجرایی خود دنبال کنید:

• با طرح کسب و کار خود شروع کنید: تا زمانی که پروژه یا پروژه خود را تکمیل نکرده اید، خلاصه اجرایی خود را ننویسید.
• یک مقدمه جذاب و گیرا بگنجانید: سعی کنید علاقه خواننده را زود جلب کنید و آنها را تشویق کنید که بخواهند بیشتر بیاموزند.
• نکات مهم را برجسته کنید: خلاصه اجرایی شما باید شامل یک طرح کلی و توضیحی از مهمترین عناصر طرح تجاری شما باشد.
• قالب را ساده کنید و املا و دستور زبان خود را بررسی کنید: خلاصه باید به خوبی نوشته شده باشد و خواندن و هضم آن ساده باشد.

چه چیزی را در خلاصه اجرایی خود بگنجانید

چه چیزی را باید در خلاصه اجرایی خود بگنجانید؟ برای کمک به شما برای اطمینان از اینکه همه کادرها را علامت بزنید، در اینجا لیستی از نکات و عناصری وجود دارد که باید در خلاصه اجرایی خود برای طرح پیشنهادی پروژه و طرح تجاری قرار دهید.

1. برای یک پروژه

اگر در حال نوشتن پروپوزال پروژه هستید، حتما موارد زیر را در خلاصه اجرایی خود بگنجانید:

بیان مشکل: بیانیه ای مختصر و مختصر که به تشریح مشکل، چالش یا نقاط دردناکی که پیشنهاد یا سند به دنبال رسیدگی یا حل آن است، می پردازد.
راه حل: شرح مختصر و دقیق راه حل های پیشنهادی و نحوه استفاده از آنها برای اصلاح یا حذف مشکلات ذکر شده در قبل.
تجزیه و تحلیل بازار: اطلاعات دقیق، به روز و قابل اعتماد در مورد بازار، از جمله اندازه و پتانسیل رشد بازار خاص و رقبای کلیدی.
پیش بینی های مالی: یک مرور کلی از درآمدهای مورد انتظار، هزینه ها و سودهای تولید شده توسط محصولات یا خدمات شما.
نتیجه

2. برای طرح کسب و کار

اگر در حال نوشتن یک طرح تجاری هستید، خلاصه اجرایی شما باید شامل عناصر زیر باشد:

• معرفی

شرح شرکت: این باید شامل نام و محل کسب و کار و جزئیات تماس باشد
محصولات و خدمات: شرح مختصری از محصولات یا خدماتی که شرکت ارائه می دهد و نحوه حل یا رسیدگی به مشکلات مشتری یا مشتری
تجزیه و تحلیل بازار: شامل اندازه بازار، پتانسیل رشد بازار، مخاطبان هدف و مشتری ایده آل و فرصت های گسترش و توسعه.
تجزیه و تحلیل رقبا: رقبای کلیدی در بازار، نقاط قوت و ضعف آنها، سهم بازار مربوطه و استراتژی های قیمت گذاری آنها را برجسته کنید.
استراتژی بازاریابی و فروش: طرحی مختصر و جامع از نحوه برنامه ریزی شما برای بازاریابی و فروش محصولات یا خدمات، از جمله اطلاعات مربوط به قیمت گذاری، تبلیغ و توزیع.
تیم مدیریت: اطلاعاتی در مورد بنیانگذاران، تیم رهبری و سرمایه گذاران فعلی در کسب و کار
پیش بینی های مالی: اطلاعات دقیق در مورد درآمدهای پیش بینی شده، هزینه ها و سود، از جمله مسیر رشد مورد انتظار شرکت
درخواست تامین مالی: به دنبال چه میزان بودجه هستید و چگونه از وجوه استفاده می شود؟
نتیجه

مثال خلاصه اجرایی برای یک پروژه

در اینجا نمونه ای از خلاصه اجرایی یک پروژه که از Indeed.com گرفته شده است (منبع):

خلاصه اجرایی

سال گذشته، شرکت ما 95000 دلار در هزینه های قراردادی برای حمل زباله قابل بازیافت هزینه کرد. پس از تجزیه و تحلیل بیشتر، ما متوجه شدیم که بسیاری از زباله های قابل بازیافت ما به خاطر کارمندان اداره است که بطری های پلاستیکی یکبار مصرف را برای کار با خود آورده اند.

راه حل

ما می‌توانیم با اضافه کردن ایستگاه‌های پر کردن آب و تشویق کارمندان به استفاده از بطری‌های آب قابل پر کردن، سالانه حدود 25000 دلار در هزینه‌های بازیافت صرفه‌جویی کنیم.

طرح

مرحله 1: واحدهای پر کردن آب را خریداری کرده و قراردادی را برای نصب در دفاتر ما بخرید. (به بخش چهار پیشنهاد مراجعه کنید)
مرحله 2: واحدهای پر کردن آب را به روش مرحله به طبقه، طبقه به طبقه نصب کنید. (به بخش پنج مراجعه کنید)
مرحله 3: کارکنان را به استفاده از واحدهای پر کردن آب تشویق کنید. (به بخش ششم مراجعه کنید)

خطرات

برخی از کارمندان ممکن است علاقه ای به استفاده از ایستگاه های آب محلی یا بطری های آب قابل شارژ مجدد نداشته باشند. ما قصد داریم از واحدهای پر کردن آب با نرم افزاری استفاده کنیم که میزان آب مصرفی را ردیابی می کند. ما با وضع یک سیستم پاداش اداری (روزهای پذیرایی، بازدید از کامیون مواد غذایی و غیره) استفاده کارمندان را تشویق خواهیم کرد. ما همچنین قصد داریم یک ابتکار “Go Green” را برای ترویج حذف تدریجی بطری های یکبار مصرف اجرا کنیم. این کار اعضای تیم را تشویق می کند تا از ایستگاه های شارژ مجدد استفاده کنند. (به بخش هفتم مراجعه کنید)

هزینه اولیه برای خرید و نصب واحدهای شارژ مجدد قابل توجه است. با این حال، این برنامه ظرف دو سال هزینه خود را پرداخت می کند. هزینه های نگهداری حداقل است، بنابراین واحدها سالانه 25000 دلار در هزینه های بازیافت شرکت پس از دو سال صرفه جویی می کنند. (به بخش هشتم مراجعه کنید)

توصیه

ما برای اجرای طرح بازیافت جدیدمان به تاییدیه 45000 دلاری برای پوشش خرید و نصب نیاز داریم. نگهداری سالانه به تعدیل 5000 دلاری در سال در بودجه تعمیر و نگهداری تأسیسات نیاز دارد تا از عملکرد مداوم واحدها اطمینان حاصل شود و برنامه در هدف قرار گیرد. امیدواریم این پروژه را تا اول جولای 2023 آغاز کنیم.

نکات نوشتن خلاصه اجرایی

برای ایجاد یک خلاصه اجرایی که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می کند، در اینجا چند نکته نوشتاری و برخی از اشتباهات رایج وجود دارد که باید از آنها اجتناب کنید:

نکات برتر:

• قبل از شروع به ایجاد خلاصه اجرایی ابتدا طرح کسب و کار خود را بنویسید
• برای جلوگیری از سردرگمی و حفظ علاقه خواننده، وضوح را در اولویت قرار دهید
• نکات مهم را در طرح کسب و کار خود انتخاب کنید و مطمئن شوید که آنها را در خلاصه اجرایی خود لحاظ کرده اید
• با استفاده از زبانی ساده و قابل دسترس، مختصر بنویسید
• از اصطلاحات تخصصی، جملات گسترده، کلی گویی ها و کلیشه ها اجتناب کنید
• مطمئن شوید که خلاصه شما جذاب و قانع کننده است
• به یاد داشته باشید که مخاطبان شما زمان محدودی برای خواندن خلاصه دارند
• قبل از ارسال تصحیح کنید تا اشتباهات املایی و دستوری را بررسی کنید
• فرمت و جریان را برای افزایش خوانایی بررسی کنید
• اطمینان حاصل کنید که خلاصه اجرایی شما می تواند به تنهایی قابل اجرا باشد: خلاصه اغلب اولین یا تنها چیزی است که یک فرد یا پانل می خواند، بنابراین باید کسب و کار یا پروژه شما را به طور موثر بفروشد.
• مطمئن شوید که لحن سند با کسب و کار و خواننده هدف مرتبط است
• اطلاعات دقیق و به روز را درج کنید: خلاصه اجرایی شما باید به خوبی تحقیق شود
• از خلاصه اجرایی خود برای ارائه تصویری کوتاه از آنچه که در مورد کسب و کار شماست استفاده کنید
• از همان ابتدا از زبان جذاب استفاده کنید: می خواهید خواننده را متقاعد کنید که ادامه دهد

همیشه به یاد داشته باشید که خلاصه اجرایی طرح کسب و کار شما باید منحصر به فرد و مرتبط با شرکت شما باشد. می‌توانید از نمونه‌ها، الگوها و مثال‌ها برای دریافت ایده‌های مرتبط با قالب، ساختار و محتوا استفاده کنید، اما خلاصه اجرایی شما باید متناسب با طرح تجاری یا طرح پیشنهادی شما باشد. بسیار مهم است که داده ها و اطلاعات مربوط به شرکت خود و هدف یا پیشنهاد خاص را وارد کنید. همچنین در نظر گرفتن خواننده هنگام ایجاد خلاصه اجرایی مفید است. این می تواند به شما کمک کند که لحن و نوع زبان را به درستی دریافت کنید. اگر به دنبال سرمایه گذار برای یک شرکت مالی یا حقوقی هستید، برای مثال، استفاده از زبان غیررسمی یا لحن آرام و معمولی با طرح کسب و کار جور در نمی آید.

اشتباهاتی که باید اجتناب کرد

1. نوشتن بیش از حد: افرادی که خلاصه اجرایی شما را می خوانند احتمالاً بسیار شلوغ هستند و ساعاتی برای خواندن صفحات و صفحات متن ندارند. خلاصه را حداکثر در 1-2 صفحه نگه دارید.
2. استفاده از زبان و اصطلاحات پیچیده: خلاصه اجرایی شما باید به راحتی قابل خواندن باشد.
3. اشتباهات نوشتاری: گرامر، املا و نقطه گذاری ضعیف می تواند خواندن متن را دشوار کند و همچنین بر برداشت خواننده از تجارت و افراد پشت آن تأثیر می گذارد. همیشه خلاصه را قبل از ارسال یا ارائه بررسی کنید.
4. سبک بدون ماهیت: خلاصه اجرایی شما باید حاوی داده‌ها، اطلاعات و حقایق و ارقام مرتبط باشد، نه ادعاها و اظهاراتی که با شواهدی پشتیبانی نمی‌شوند.
5. استفاده از داده های غیر واقعی یا غیر قابل اعتماد: هنگام اضافه کردن پیش بینی های مالی و اطلاعات در مورد بازار و رقبا، از داده های قابل اعتماد و دقیق استفاده کنید. از درج ارقام و پیش بینی های غیر واقعی یا غیر قابل اعتماد خودداری کنید.

قبل از اینکه یک طرح تجاری را برای فردی بفرستید، یا با یک پانل برای بحث در مورد پیشنهاد خود ملاقات کنید، وقت بگذارید و خلاصه را چندین بار بخوانید و محتوا، قالب و دستور زبان را بررسی کنید. با داده ها و آماری که استفاده کرده اید آشنا شوید و مطمئن شوید که آماده پاسخگویی به سوالات یا ارائه اطلاعات اضافی هستید. سعی کنید خود را به جای خواننده قرار دهید. آیا خلاصه اجرایی شما جالب و قانع کننده است؟ آیا می خواهید کل مطلب و بقیه طرح کسب و کار را بخوانید؟ آیا اطمینان دارید که اطلاعات دقیق و قابل اعتماد است؟ آیا می خواهید درباره شرکت یا برند اطلاعات بیشتری کسب کنید؟ آیا چیز خاصی وجود دارد که این تجارت یا پروژه را منحصر به فرد یا قانع کننده کند؟

نتیجه

خلاصه اجرایی بخش مهمی از طرح تجاری یا پیشنهاد پروژه است. برای مثال، اگر به دنبال سرمایه‌گذاران هستید، یا امیدوارید که شرکای جدیدی داشته باشید، مطمئن شوید که یک خلاصه اجرایی مؤثر و تأثیرگذار آماده برای تحت تأثیر قرار دادن آنها دارید، بسیار سودمند است. خلاصه شما باید مختصر، دقیق، قانع کننده و متقاعد کننده باشد و باید یک نمای کلی از عناصر اساسی و نکات اصلی طرح کسب و کار شما ارائه دهد. یک خلاصه اجرایی بیانیه می تواند به شما کمک کند تا سرمایه گذاران و ذینفعان بالقوه را جذب کنید و شانس خود را برای دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار افزایش دهید.